Orders in Beam vertegenwoordigen de verplaatsing van items naar, vanuit of door je organisatie. Deze handleiding legt de drie ordertypes uit, hoe je orders aanmaakt, en de stapsgewijze workflow voor elk type.
Ordertypes
Beam ondersteunt drie typen orders, elk ontworpen voor een ander soort voorraadverplaatsing:
| Ordertype | Beschrijving | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Uitgaand | Items die je magazijn verlaten (verzendingen, leveringen, verkoop) | Klantorders, groothandelszendingen, interne transfers |
| Inkomend | Items die aankomen in je magazijn (ontvangst, inkopen, retouren) | Leveranciersleveringen, inkooporders, klantretouren |
| Verhuur | Items die tijdelijk naar een klant gaan en terugkomen | Apparatuurverhuur, evenementbenodigdheden, leenartikelen |
Orderlijst pagina
De Orders-pagina toont een tabel met alle orders. Het heeft dezelfde tools als de Itemlijst zoeken, filters, kolomzichtbaarheid, sortering en import/export. Orders kunnen worden gefilterd op type, status, klant en andere velden.
Een order aanmaken
Om een nieuwe order aan te maken:
- Klik op de Orders-pagina op de toevoegknop (+).
- Selecteer het ordertype: Uitgaand, Inkomend of Verhuur.
- Vul de ordervelden in: Naam (verplicht een naam of referentie voor de order), Klant (de klant of leverancier die aan deze order is gekoppeld), Extern nummer (een extern referentienummer zoals een inkoopordernummer), en eventuele aanvullende aangepaste velden die door je organisatie zijn geconfigureerd.
- Klik op Opslaan om de order aan te maken.
Uitgaande order workflow
Uitgaande orders volgen deze statusstroom:
Open → Gereed
Stapsgewijs proces
- Maak de order aan: Vul de ordergegevens in. De order begint met status Open.
- Voeg items toe aan de order: Klik op het tabblad Bewerken op Items Toevoegen. Zoek en selecteer de items die je wilt opnemen. Stel de hoeveelheid in voor elk item. Items worden toegevoegd als orderregels met de status "te picken".
- Pick items: Op het Pick-tabblad zie je een lijst met items om te picken met voortgangsindicatoren. Selecteer een orderregel om beschikbare voorraadlocaties te zien. Pick items vanuit specifieke locaties door te scannen (barcode of RFID) of handmatige selectie. Gepickte items verschijnen in een buffer (een tijdelijke opslagplaats). Controleer de buffer en klik op Opslaan om je picks te bevestigen.
- Voltooi de order: Wanneer alle items zijn gepickt, klik op de knop Voltooien. De orderstatus verandert naar Gereed en gepickte items worden uit de voorraad verwijderd.
Inkomende order workflow
Inkomende orders volgen deze statusstroom:
Te bestellen → Te ontvangen → Ontvangen
Stapsgewijs proces
- Maak de order aan: Vul de ordergegevens in. De order begint met status Te bestellen.
- Markeer als gereed om te ontvangen: Wanneer de zending wordt verwacht, zet de status op Te ontvangen.
- Ontvang items: Op het Pick-tabblad (dat functioneert als ontvangst-tabblad voor inkomende orders), scan binnenkomende items met barcode- of RFID-scanners. Wijs ontvangen items toe aan opslaglocaties. Het systeem kan automatisch EPC-tags genereren voor ontvangen items indien geconfigureerd. Controleer de buffer en sla op om ontvangen items te bevestigen.
- Ontvangst voltooien: Wanneer alle items zijn ontvangen, verandert de orderstatus naar Ontvangen.
Verhuurorder workflow
Verhuurorders volgen deze statusstroom:
Open → Weg → Gereed
Stapsgewijs proces
- Maak de order aan: Vul de ordergegevens in. De order begint met status Open.
- Pick items: Hetzelfde pickproces als bij uitgaande orders. Selecteer en pick items vanuit magazijnlocaties.
- Markeer als weg: Zodra items zijn gepickt en aan de klant zijn overhandigd, verandert de orderstatus naar Weg. Items worden bijgehouden als zijnde uit op verhuur.
- Retour items: Wanneer items terugkomen, verwerk de retour. Het knoplabel verandert naar Retour. Scan of selecteer handmatig de geretourneerde items.
- Voltooi de verhuur: Zodra alle items zijn geretourneerd, verandert de orderstatus naar Gereed.
Uitgaande order pagina tabs
De detailpagina van een uitgaande order biedt de volgende tabbladen voor het beheren van de order:
| Tab | Beschrijving |
|---|---|
| Info | Bekijk orderoverzicht en details inclusief status, klant en data |
| Bewerken | Items toevoegen of verwijderen, aantallen wijzigen voor de order |
| Picken | Items picken vanuit magazijnlocaties om de order te vervullen |
| Palletiseren | Gepickte items organiseren op pallets (indien ingeschakeld) |
| Geschiedenis | Bekijk de volledige transactiegeschiedenis en audit trail van de order |
| UID | UIDs/EPCs scannen en beheren die aan deze order gekoppeld zijn (indien ingeschakeld) |
Documenten genereren
Vanaf de orderpagina kun je PDF-documenten genereren voor verzending en archivering:
- Pakbonnen Een document met een overzicht van de items in de order voor de klant.
- Facturen Een formele factuur voor de order met prijsgegevens.
- Palletlijsten Een overzicht van items georganiseerd per pallet.
- Orderlijsten Een volledig overzicht van alle items in de order met hoeveelheden.
Deze documenten gebruiken het logo en de geconfigureerde sjablonen van je organisatie. Ze kunnen op het scherm worden bekeken, direct worden afgedrukt of als PDF-bestanden worden gedownload.
Orderregels afschrijven
Soms kan een item op een order niet worden geleverd. Het is niet op voorraad, beschadigd of anderszins niet beschikbaar. In plaats van de regel onvolledig te laten, kun je deze afschrijven.
- Een afgeschreven hoeveelheid wordt apart geregistreerd van de gepickte hoeveelheid op een orderregel.
- Afgeschreven items worden niet uit de voorraad verwijderd. Alleen gepickte items beïnvloeden de voorraadniveaus.
- Je kunt een order nog steeds voltooien met afgeschreven regels. De order weerspiegelt zowel de gepickte als afgeschreven hoeveelheden.
- De afschrijvingshoeveelheid is zichtbaar in de ordergeschiedenis en op gegenereerde documenten.